De risico’s en crisissituaties waar je als onderwijsinstelling mee te maken krijgt, worden steeds complexer. Het is daarom belangrijk te investeren in de bouw en professionalisatie van de crisisorganisatie. Je wilt ten tijde van een crisis vanuit regie en een heldere koers kunnen optreden. In dit artikel lees je 5 tips hoe je je als school beter kunt voorbereiden op een (potentiële) crisissituatie.
Tip 1: Zorg voor een simpel maar up-to-date crisisplan
De basis van de crisisorganisatiestructuur is geborgd in een crisisplan. Zorg dat je het crisisplan van jouw instelling up-to-date houdt en het jaarlijks rondstuurt om het stof eraf te waaien. Heb je nog geen crisisplan? Zorg dan dat het opstellen geen doel op zich wordt met een te lange ontwikkeltijd. Het is belangrijk dat de belangrijkste onderwerpen worden geborgd zoals een risico-analyse, het opschalingproces en de verschillende teams en bevoegdheden. Maak het plan niet complexer dan nodig.
Tip 2: Investeer in relaties
Bij het investeren in crisismanagement, investeer je in vaardigheden en processen. Investeer echter ook in relaties, bijvoorbeeld met partijen in hetzelfde pand, buurpanden of hulpdiensten en gemeente. Dit helpt enorm ten tijde van een crisis. Niet alleen biedt dit de mogelijkheid om op voorhand afspraken te maken, in de praktijk vallen mensen vaak terug op routines en bekende contactpersonen. Zorg dat je als aanspreekpunt crisismanagement en voorzitter van een team je stakeholders in beeld hebt en investeer in deze relaties.
Tip 3: Zorg voor een goede opleiding voor de collega’s in de verschillende crisisteams
Facilitair jaarlijks train- en oefenmomenten voor de crisisteams binnen jouw onderwijsinstelling. Dit hoeven geen grootschalige activiteiten te zijn van een dag of dagdeel, ook met kleine leerprikkels kun je de aandacht voor crisismanagement vergroten en collega’s stap-voor-stap bekwamen. Een jaarlijkse basistraining of oefening is al een goede stap. Als aanvulling op een fysieke sessie kun je met de Crisismanagement Academy de betrokken collega’s een opleiding op maat geven die ervoor zorgt dat het crisisvermogen van een locatie en de gehele instelling stijgt (lees hier meer over de Crisismanagement Academy en Integraal Leren 3.0).
Tip 4: Realiseer je dat dit onderwerp ‘erbij komt’ voor collega’s
Dat de collega’s die een rol hebben in een crisisteam (net als jij) een volle agenda hebben, is niet nieuw. Daarom is het wel van groot belang je te realiseren dat wanneer je tijd en energie vraagt voor dit onderwerp, je zorgt dat deze investering het waard is. Houdt daarom oog voor de behoefte per locatie en wees kritisch op het type leeractiviteit dat je wilt aanbieden. Vergroten we hiermee de betrokkenheid, kennis en kunde voor het onderwerp? Het laatste wat je wilt is
dat collega’s niet komen opdagen of afhaken, waardoor het leerresultaat daalt. Zorg voor een goede match tussen behoefte enerzijds en train- of oefenactiviteit anderzijds.
Tip 5: Leer (meer) van eerdere crises
Een onderbelicht, maar uiterst belangrijk onderdeel van de leercyclus en het bekwamen van de crisisteams binnen jouw onderwijsinstelling is het leren van elkaar en delen van lessen. Dat wordt nu te weinig gedaan, onder meer door het ontbreken van een structuur hiervoor. Veel ‘leergoud’ zit bij de collega’s zelf, die legio ervaring hebben, hetzij bij deze instelling of een vorige functie. Evalueer dus standaard de respons op een crisissituaties en identificeer de belangrijkste lessen. Zorg dat lessen niet verwateren. Door meer te leren van elkaar en van eerdere incidenten en crises, zorg je voor een enorme boost in het crisisvermogen van jouw instelling.
