De digitale transformatie in het onderwijs heeft grote voordelen gebracht, zoals verbeterde communicatie, toegankelijke informatie, en interactieve leeromgevingen. Maar wat gebeurt er als deze digitale systemen uitvallen? Of het nu door een technische storing, een cyberaanval, een menselijke fout is of een brand in de serverruimte, IT-uitval kan het hele onderwijsproces verstoren en onrust veroorzaken bij leerlingen, ouders, en personeel.
Door de integratie van digitale middelen zoals leerplatformen, administratie- en communicatieprogramma's, zijn scholen steeds afhankelijker geworden van IT-systemen. Hoewel deze systemen de onderwijskwaliteit verbeteren, maakt deze afhankelijkheid het onderwijs ook kwetsbaar voor IT-storingen. Wanneer deze technologie wegvalt, kan dit gevolgen hebben zoals lesuitval, data-inbreuken, of verlies van communicatie omdat je bijvoorbeeld simpelweg niet meer kunt mailen.
In deze post lees je hoe je controle kunnen houden bij een IT-crisis en de continuïteit kunnen waarborgen.
Wat zijn de meest voorkomende risico’s en bedreigingen voor Digitale Veiligheid in het Onderwijs?
Het onderwijs is een aantrekkelijk doelwit voor cyberaanvallen vanwege de hoeveelheid persoonsgegevens die scholen beheren en de vaak beperkte middelen voor geavanceerde digitale beveiliging. De meest voorkomende risico's en bedreigingen zijn:
- Ransomware-aanvallen: waarbij hackers systemen gijzelen en losgeld eisen.
- DDoS-aanvallen (Distributed Denial of Service): die servers overbelasten, waardoor toegang tot systemen geblokkeerd wordt.
- Data-inbreuken: door menselijke fouten of externe aanvallen, met mogelijk verlies van privacygevoelige informatie.
- Interne fouten of storingen: zoals verkeerd geconfigureerde servers, fouten bij onderhoud in de serverruimte of netwerkuitval.
Door het in kaart brengen van deze risico’s kunnen scholen zich beter voorbereiden en preventieve maatregelen treffen.
Wat kun je als onderwijsinstelling doen om schade te beperken bij uitval van IT-processen?
Zorg dat je een sterke adviseur IT in je crisisteam hebt die je exact het dilemma en de bijbehorende risico's en opties kan benoemen. Vaak is het een afweging van het stopzetten van de systemen met het risico dat je gegevens verliest en geen of beperkt onderwijs kan geven. Maak dus een goede impactanalyse waarbij alle kleine gaatjes en risico's in je IT-proces aan bod komen. Voorbeeld: hoe is onze back-up geregeld? wat kunnen we zelf en waarvoor zijn we afhankelijk van externe IT-partijen? Wat betekent het exact als we de stekker uit systeem x gooien? Als we niks doen, wat zijn dan de mogelijke gevolgen. Als we wel wat doen, waar zit dan de impact?
Zorg dat je heldere afstemmingslijnen hebt (Wie heeft contact met wie in de organisatie?) en dat je deze thema's zeker op je plot hebt staan: 1) IT-schade/impact 2) onderwijscontinuïteit, 3) interne communicatie, 4) externe communicatie.
Wat ook belangrijk is om helder te hebben waar je als instelling voor staat en wat je belangrijk vindt. In hoeverre ga je wel of niet in gesprek met hackers? In hoeverre ben je in staat onderwijs te continueren en hoe belangrijk is dat ten opzichte van de mogelijke schade op andere vlakken.
Onthoud: er is geen goed of fout, alleen een overwogen keuze op basis van a) een gedegen impactanalyse en de opties + consequenties en b) jullie visie, waarden en waar je voor staat.
Wat kun je aan de voorkant doen om schade te beperken?
1. Maak een risico-analyse onderdeel van je integraal crisisplan.
Benoem daarin hoe dreigend een DDos-aanval is op basis van een korte impact-analyse. Een uitval IT zal qua onderwijscontinuïteit minder impact hebben bij praktijkopleidingen dan bij theorie-onderwijs. Ook kan een locatie van invloed zijn.
2. Ontwikkel daarnaast een apart IT-(deel)crisisplan waarin je de stappen beschrijft wat te doen bij scenario X.
Zet hierin ook een overzicht van alle IT-systemen en hun functionaliteiten. Daarnaast moet het een overzicht bevatten van alle belangrijke (vaak externe) IT-partners of leveranciers. Tot slot, beschrijf wie aanspreekpunt IT is in het crisisteam van jullie onderwijsinstelling. Rollen en taken kunnen niet helder genoeg zijn.
3. Maak een schakel met Crisiscommunicatie
Bij IT-uitval is heldere communicatie essentieel om onrust te voorkomen. Je kunt voorspellen dat je snel vragen gaat krijgen over het onderwijs van vanmiddag, vanavond (in het geval van avondopleidingen) en morgen. Zorg dat je weet goed contact hebt met jouw collega('s) van Crisiscommunicatie, zodat je studenten en medewerkers snel kunt informeren.
4. Beveilig Back-up systemen en alternatieve Kanalen
Zorg voor een betrouwbaar back-up systeem voor essentiële gegevens, en test regelmatig of dit goed werkt. Veel scholen maken gebruik van cloud-oplossingen die automatische back-ups maken. Het is daarnaast verstandig om toegang tot tijdelijke werkplatforms te organiseren, zoals Google Classroom of Microsoft Teams, die kunnen dienen als noodoplossing bij langdurige storingen.
Preventieve Maatregelen tegen IT-uitval
Naast een goed noodplan zijn er preventieve maatregelen die helpen om IT-uitval te voorkomen. Hieronder enkele belangrijke stappen:
a) Update Software en Beveiligingssystemen Regelmatig
Hackers maken vaak misbruik van verouderde software om toegang te krijgen tot systemen. Door regelmatig updates en beveiligingspatches door te voeren, kunnen scholen risico's verkleinen.
b) Training en Bewustwording van Personeel en Studenten
Menselijke fouten, zoals het klikken op phishing-links, zijn vaak de oorzaak van IT-problemen. Regelmatige training overdigitale veiligheid helpt om bewustzijn te creëren en risico’s te verkleinen.
c) Multi-factor Authenticatie (MFA) voor Toegang tot Systemen
Multi-factor authenticatie biedt een extra beveiligingslaag doordat gebruikers naast hun wachtwoord ook een tweede verificatiemiddel moeten gebruiken. Dit maakt het voor onbevoegden moeilijker om toegang te krijgen.
TRAIN EN OEFEN
Tot slot, door een IT-crisis te beoefenen krijg je pas inzicht inzicht in hoe de hazen lopen, hoe de onderlinge samenwerking tussen een bestuurlijk CMT en de afdeling IT verloopt en hoe snel studenten en medewerkers worden geïnformeerd. Zorg dat je de crisisorganisatie jaarlijks beoefent en maak een IT-component onderdeel van je scenario als dit lange tijd geen aandacht heeft gehad.
Wanneer was de laatste keer dat jullie met het crisisteam hebben geoefend?
Conclusie
IT-uitval kan een grote impact hebben op het onderwijsproces. Door aan de voorkant de risico’s in kaart te brengen, een duidelijk aanspreekpunt als lid van het crisisteam en duidelijke communicatie- en herstelplannen te hebben, kun je als onderwijsinstelling de schade beperken.
Ten tijde van een IT-hack of uitval van je IT-systeem is het belangrijk snel een gedegen impactanalyse te maken. Wat betekent dit? Wat zijn de feiten? Welke opties hebben we + consequenties per optie. Sta daarnaast met het crisisteam (vooral bestuur) stil bij waar je voor staat. Gebruik hierbij ook je 'gut feeling'... wat zegt je onderbuikgevoel en wat zegt je verstand? Dat tezamen is je moreel kompas.
Preventieve maatregelen zoals regelmatige updates, back-ups, en trainen en oefenen met het crisisteam (met een opschaling van een IT-adviseur) zijn essentieel om regie te houden bij crisissituaties waarbij IT wordt geraakt.
Uitval van IT-processen blijft altijd een risico voor iedere onderwijsinstelling, en door bewustzijn en voorbereiding kun je weerbaarheid vergroten als het een keer mis gaat.
