Tijdens een crisis neem je beslissingen in onzekere omstandigheden. Ook ná de acute crisisfase, kan de impact van de situatie en de genomen besluiten nog lang voelbaar zijn binnen de instelling. Denk bijvoorbeeld aan de opgeschoven lessen na een cyberaanval of het herstel van vertrouwen na een heftig geweldsincident of fraudekwestie.
Deze fase heet de 'Nafase'. Dit is dus een cruciale periode waarin de effecten van eerder genomen beslissingen nog steeds impact hebben op de school en verschillende doelgroepen. Tijdens een crisis is het belangrijk om de Nafase gestructureerd en effectief te managen. In dit artikel lees je 3 tips om de Nafase goed te organiseren binnen jouw onderwijsinstelling.
Wat is de Nafase?
De nafase is de periode ná de acute crisis, waarin de crisis niet meer in volle hevigheid woedt, maar de nasleep nog steeds voelbaar is. In deze fase houdt je als onderwijsinstelling regie op het managen van de gevolgen van eerder genomen beslissingen. Ook houd je regie op herstel en evaluatie.
Stel, je hebt te maken met een brandscenario, dan zijn dit voorbeelden van de Nafase-thema's:
- het bieden van psychologische ondersteuning aan studenten en medewerkers.
- onderwijscontinuïteit (lessen en tentamens)
- communicatie naar studenten, medewerkers en andere betrokkenen
- onderzoek
- juridische nasleep
Deze fase kan enkele weken tot maanden (en zelfs langer dan dat) duren, afhankelijk van de ernst en impact van de crisis.
Waarom is de Nafase Belangrijk?
De nafase is een fase waar we meestal niet meteen aan denken bij een crisis. De aandacht gaat vooral uit naar de acute vraagstukken, naar het 'hier en nu'. Er komt al ontzettend veel op je af en het is al een hele klus om regie te houden in de chaos van informatie, terwijl de situatie ook nog eens heel onzeker is.
Toch is de aandacht voor de Nafase belangrijk, omdat een crisis niet alleen praktische gevolgen heeft, maar de emotionele gevolgen ook vaak groot zijn. Dit kan lang voelbaar blijven binnen de school. Het is belangrijk om hier gehoor aan te geven. Daarnaast is het de fase die bijdraagt aan het herstel van reputatie en vertrouwen. Als je ook ná de crisis structureel en vanuit support communiceert naar je studenten / leerlingen en andere doelgroepen, dat bied je houvast, transparantie en ondersteuning. Dat draagt bij aan herstel danwel groei van vertrouwen. Tot slot is de Nafase ook belangrijk, omdat je nu in alle rust eerder genomen beslissingen wat nader kan evalueren. Wat dit gezien de omstandigheden alsnog het juiste besluit? Hebben we het goed gedaan? Wat kon beter? Ook dit zijn vragen die in de Nafase van waarde zijn.
3 Tips om de Nafase Goed te Organiseren
1. Denk Tijdens de Acute Fase al na over de Nafase
In de hectiek van een crisis ligt de focus vaak volledig op het hier en nu. Toch is het verstandig om tijdens de acute fase al stil te staan bij de nafase. Dit kan bijvoorbeeld door de volgende vragen vroegtijdig te stellen: Wat zullen de langetermijneffecten van deze crisis zijn? Welke steun hebben leerlingen en medewerkers nodig na de crisis? Hoe en wanneer communiceren we richting ouders en andere belanghebbenden?
2. Stel een Projectgroep Nafase Samen
Een effectieve nafase vraagt om een gestructureerde aanpak. Het benoemen van een kleine projectgroep die verantwoordelijk is voor het coördineren van de nafase helpt hierbij. Deze groep kan bestaan uit: 1. een lid van het CvB, directie, 2 collega vanuit het Onderwijs of locatie-directeur, 3. één (of twee) communicatiemedewerker(s) voor interne en externe berichtgeving, 4. een zorgcoördinator of vertrouwenspersoon voor het monitoren van welzijn, 5. een adviseur integrale veiligheid/crisismanagement.
Maak dit projectteam niet te groot. Deze projectgroep houdt overzicht van de impactgebieden, wat speelt / voelbaar is binnen de school en zorgt ervoor dat alle betrokkenen goed geïnformeerd blijven.
3. Plan evaluatiemomenten
Een goede evaluatie van de crisisaanpak is essentieel om te leren en verbeteren. Organiseer daarom meerdere evaluatiemomenten, bijvoorbeeld: een evaluatiegesprek met het crisisteam binnen de eerste week na afloop van de crisis en een uitgebreidere evaluatie na een maand. Ook na een aantal maanden is het waardevol om te reflecteren op de casus. Welke structurele verbeteringen kunnen worden doorgevoerd? De belangrijkste tip qua evalueren: maak het niet te ingewikkeld. Plan een moment van bijvoorbeeld 1,5 uur met de betrokken collega's / crisisteamleden, laat één persoon het gesprek begeleiden (intern of extern) en zorg dat de lessen worden gedocumenteerd.
Conclusie
De nafase is een belangrijke periode in iedere crisismanagement-aanpak. Het effectief managen van deze periode helpt de lange-termijn afwikkeling, het herstel van vertrouwen en het leren van lessen v/d casus. Door al tijdens de crisis over de nafase na te denken over de Nafase, kun je ná de acute fase direct aan de slag om de lopende impactgebieden goed te managen en betrokken hierover te informeren. Hiermee zorg je dat je als school in regie bent en blijft.
