2 Essentiële punten bij een Crisisoefening

Een belangrijke manier om jouw crisisteam vaardig te maken in het managen van een crisis is: een crisisoefening! Hierbij gaat het crisisteam 'echt' aan de slag met het crisisoverleg op basis van een fictieve casus op maat. Ze ervaren de tijdsdruk en complexiteit bij het maken van besluiten onder onzekere omstandigheden.

Wellicht is de vraag voor een (nieuwe) crisisoefening ook bij jouw onderwijsinstelling danwel locatie naar boven gekomen. 

Los van het feit dat een crisisoefening ontzettend waardevol is, zijn er paar zaken om vooraf rekening mee te houden om ervoor te zorgen dat je crisisoefening maximaal leerrendement heeft en bijdraagt aan een structurele weerbaarheid van jouw school.

Dit zijn 2 essentiële punten om rekening mee te houden bij het organiseren van een oefening.

1) Een interactieve crisisoefening is maatwerk
Zowel in de voorbereiding van het scenario als tijdens de uitvoer is het van groot belang dat het geoefende crisisteam een maximale mate van realiteit ervaart. Een opmerking als "zo gaat het niet bij ons...", "maar op die locatie zit dat anders, want..." of "maar in het echt zou ik dat allang gedaan hebben.." wil je niet hebben.

Een oefening moet ECHT voelen. Dit zit 'm vaak in de kleinste details, zoals gebouw-specifieke details, de plek van een locatie in de stad, bepaalde afstemmingslijnen, interne ontwikkelingen, een specifieke doelgroep studenten, context uit het verleden, tot de datum waarop bij jullie toevallig net een open dag gepland staat. Dergelijke details maken ALLE verschil tijdens een oefenscenario. Zorg dus dat je investeert in maatwerk en laat je goed adviseren (door Onderwijs&Crisismanagement natuurlijk ;-).

Een generiek scenario voor alle locaties kan wel, maar ook dan zal je rekening moeten houden met locatie-specifieke omstandigheden. Zo ontwikkelde ik ooit een scenario 'Onwelwordingen' voor verschillende locaties van een hogeschool. Het scenario werd daarbij voor iedere locatie op details aangepakt om deze locatie-eigen gemaakt. Zo ervaart ieder crisisteam de oefening als 'maximaal echt'. 

Oefenen met een generieke casus kan natuurlijk en heeft veel waarde om bepaalde strategische dilemma's te bespreken. Er zijn oefenvormen waarbij een generiek of standaard scenario volstaat om de leerdoelen te behalen die je wilt halen. Je hoeft dus niet voor iedere leeractiviteit een maatwerk scenario te ontwikkelen. Echter, ga je interactief oefenen met alle toeters en bellen (waarmee ik bedoel dat telefoons gaan rinkelen en real life tegenspel wordt gegeven)... dan is maatwerk essentieel voor succes en maximaal leerrendement. 

2) Voorbereiding / opleiding is key 
Uiteraard kun je collega's zonder enige vorm van opleiding of training voor een crisisoefening uitnodigen, maar dan kan ik je van tevoren al op papier meegeven wat 8 van de 10 uitkomsten gaan zijn. Bovendien loop je het risico dat collega's zich onvoldoende gesupport voelen, het alsnog 'spannend' vinden allemaal en daardoor wat afstandelijk blijven naar hun rol in het crisisteam. 

Voor veel crisisteamleden is hun rol spannend. Dat is logisch, want crisismanagement is niet hun core business en de realiteit laat heftige situaties zien. Daarom is het belangrijk te investeren in een goede vooropleiding, waarin crisisteamleden de kennis en vaardigheid krijgen om hun rol adequaat in te vullen. 

Een goed opleidingsprogramma vooraf betekent niet alleen dat collega's met kennis de oefening in gaan, maar ook met een gevoel van vertrouwen. Dat laatste is enorm belangrijk. Staan collega's niet positief tegenover hun rol als crisisteamleden, dan houd je ze lastig aangehaakt en betrokken. Je wilt dat je jouw collega's een gevoel van support en begeleiding biedt. Investeer dus in een trainen en opleiden aan de voorkant, dan behaal je een véél groter leerrendement met een oefening. 

Dat opleiden kan vanaf 2024 gemakkelijk en effectief met de Crisismanagement Academy©. Regelmatig een fysieke training is zowel praktisch (krijg al die agenda's maar op elkaar) als budgettair niet te doen. Daarnaast blijft het slechts één leermoment op één dag voor één team. Nadien gaat iedereen weer over tot de orde van de dag en regeert de drukke agenda. Bovendien loop je aan tegen het probleem van 'verloop': na twee jaar zijn er weer nieuwe gezichten binnen de organisatie en kun je eigenlijk weer voorafaan beginnen met opleiden. 

De Crisismanagement Academy© is een uniek en exclusief opleidingsprogramma waarin alle collega's die een rol hebben in de crisisorganisatie van jouw onderwijsinstelling stap-voor-stap worden opgeleid voor hun rol in het crisisteam. In een school-eigen leeromgeving krijgen zij wekelijks of tweewekelijks een nieuwe Module aangeboden met inspirerende, persoonlijke videolessen en handige tools die hen helpen om de theorie in de praktijk toe te passen.

Ook creëer je met de Crisismanagement Academy© meer verbinding tussen de locaties onderling, door een Community waarin collega's onderling vragen kunnen stellen en korte leerprikkels te vinden zijn. Daarnaast versterk je jouw rol als aanspreekpunt en hoef je je niet meer druk te maken om ingewikkelde planningsvraagstukken en organisatie van allerlei leeractiviteiten voor verschillende teams. Wil je meer weten wat nog meer te toegevoegde waarde is en hoe je gemakkelijk het programma voor jouw school kan inzetten? Neem contact op via [email protected]