3 Tips voor een Effectief Crisisoverleg

Wat als je plots te maken krijgt met een heftig geweldsincident in de school, uitval van je IT-systeem of jouw instelling slecht in het nieuws komt? Dan kom je met een aantal collega's bij elkaar om de impact te analyseren en beslissingen te nemen om regie te houden op de situatie en de schade te beperken. 

Geen situatie is hetzelfde en er is, ondanks je crisisplan-proces, geen vast opschalingscriterium. (Je kunt immers niet zeggen 'bij zoveel slachtoffers schalen we op'.) De voorzitter van het crisisteam, lokaal of bestuurlijk, bepaalt of het raadzaam is om op basis van deze situatie -en de mogelijke verdere impact- bij elkaar te komen. Meestal heb je een beknopt kernteam aangevuld met expertises vanuit de organisatie. 

Hierbij 3 tips voor een effectief crisisoverleg: 

1) Zorg voor een gezamenlijke werkwijze. 
Het is aan de voorzitter (of technisch voorzitter) om het crisisoverleg te structureren. De B-O-B-methodiek (Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming) is hierbij de meest gebruikte werkwijze. Simpelweg omdat het werkt en helpt in het houden van overzicht. Een gezamenlijke werkwijze gaat verder dan dat. Hoe richt je je ondersteuning in? Hoe zorg je dat voor iedereen helder is 'Wie is van wat?'. Is helder wáár bijv. het bestuurlijk crisisteam over gaat en wat in de lijnorganisatie wordt opgepakt? Probeer zoveel mogelijk aan de voorkant van je overleg de werkwijze te bespreken. Wees daarnaast als voorzitter expliciet in de toelichting van je overlegproces tijdens het overleg.

2.) Zorg voor focus in de inhoud.
Een crisisoverleg zou geen crisisoverleg zijn als het niet lastig is om overzicht te houden op de inhoud. Tijdens een crisissituatie komt er allerlei informatie bij jou op tafel, gevraagd en ongevraagd. Van binnen de organisatie en daarbuiten. Er komt veel op je af en hoe langer de tijd vordert, hoe uitdagender het doorgaans wordt om overzicht te houden in de chaos. Dit met het risico dat het gesprek in het crisisoverleg alle kanten op gaat. Probeer daarom focus te houden op die thema's, vraagstukken en dilemma's die er écht toe doen. Dat zijn er nooit veel. Wees kraakhelder in je prioriteiten en focus. Dat zorgt voor overzicht en grip op de situatie.

3.) Durf tegen te denken.
Tijdens een crisis is het heel prettig als je een voorzitter hebt die zegt 'We gaat het zó doen.'. Tegelijkertijd betekent het vaak dat het voor de adviseurs aan tafel lastig kan zijn om dwars door een aanpak of advies heen te gaan. Tegendenken is een term die we gebruiken in het crisismanagement voor een adviseur die zegt 'Weet je dat wel zeker?' of 'Moeten we het niet anders doen?'. Dit is waardevol, omdat je uiteindelijk als bestuurder het meeste hebt aan adviseurs die de scherpte in het gesprek durven op te zoeken. Zorg dus dat je elkaar, vanuit een positieve gedachte, durft tegen te denken. Stel als voorzitter of adviseur pro-actief de vraag in overleg 2 of 3 'Doen we met elkaar nu de juiste dingen?'

Wil je weten hoe het crisisoverleg er met jouw directe bestuurlijke collega's aan te gaat? Organiseer dan een crisisoefening met elkaar. Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Pak een scenario dat realistisch is voor jullie instelling of waar veel risico zit en analyseer samen waar de impact zit, welke vraagstukken en hoe jullie hierbij zouden handelen.

Een andere aanpak is om een interactieve oefening te organiseren met tegenspel vanuit de eigen organisatie. Dan ervaar je 'echt' hoe het is om als team opgeschaald te zijn en in het moment met interne en externe partijen af te stemmen.