Help! De training wordt last minute geannuleerd!

Je wilt de crisisteams binnen jouw instelling goed opleiden danwel opgeleid houden. Voor de meeste onderwijsinstellingen geldt dat je heel goed bezig bent wanneer je één crisistraining of -oefening in de twee jaar kunt organiseren. Zeker als je veel locaties hebt is dat qua organisatie en investering vaak het meest haalbaar. Sommige instellingen lukt het om jaarlijks een leeractiviteit te organiseren, maar een grote groep valt buiten de cyclus van een tweejaarlijkse activiteit. Redenen daarvoor zijn verschillend, van een veranderende organisatiestructuur, mandaat, ambitie en financiën.

Wat nou als je manager of adviseur veiligheid danwel crisismanagement veel tijd en energie hebt gestopt in het organiseren van een training, en deze last minute wordt afgezegd door de voorzitter van het team? We zien steeds vaker dat leeractiviteiten van een dagdeel geen doorgang vinden. De reden daarvoor? Dat wisselt van andere urgente prioriteiten, onvoldoende betrokkenheid of een onduidelijk leerdoel. Zonde van de investering en energie. Bovendien daalt je crisisvermogen wanneer de -toch al schaarse- trainingen worden geannuleerd.

Hierbij 3 tips van een trainer om te zorgen dat de training die je opzet niet wordt geannuleerd EN een hoge opkomst heeft.

1. Sluit aan bij de behoefte van de locatie d.m.v. contact met de voorzitter(s)
Ga voordat je overgaat op het opzetten van een reeks activiteiten, eerst in gesprek met een locatie wat de behoefte en bijzonderheden zijn. De ervaring en behoefte van de ene locatie is die van de andere niet. Dit betekent niet dat je 10 verschillende activiteiten moet gaan opzetten, maar door het contact aan de voorkant laat je zien dat je rekening houdt met de lokale wensen en boost je de betrokkenheid. Wellicht dat je voor 6 locaties dezelfde basistraining kunt organiseren, maar is locatie 7 meer gebaad bij een sessie met de 4 verschillende partijen in het pand. Klikt het als veel werk om met iedere locatievoorzitter in gesprek te gaan? Stuur dan bijvoorbeeld een email naar alle crisisteamvoorzitters met uitleg over je train- of oefenplan en vraag hen te reageren hierop. Zo creëer je meer een vraag-aanbod constructie in plaats van 'dit gaan we uitrollen en je doet het er maar mee'.

2. Zorg voor een leerprikkel aan de voorkant voor alle deelnemers
Huur je een externe partij is voor het begeleiden van een training of oefening? Zorg dan dat er in de week voorafgaand aan de leeractiviteit een leerprikkel wordt opgezet voor álle deelnemers. Je wilt namelijk in de week ervoor de deelnemers als 'opwarmen' voor de sessie, zodat ze zich meer betrokken voelen, beter voorbereid naar de training of oefening komen én de opkomst hoger is. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de deelnemers te vragen naar hun leerdoel of in hoeverre ze zich voorbereid voelen voor hun rol tijdens een crisis.

3. Betrek deelnemers bij de inhoudelijke voorbereiding
Een andere effectieve manier om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten, is door hen actief te betrekken bij de voorbereiding van de training of crisisoefening. Zeker voor oefeningen geldt dit, waarbij je een Oefenstaf voorbereid op hun rol. Vraag de deelnemers mee te denken over het scenario en kijk samen welke dilemma's zullen aanspreken voor deze specifieke locatie. Door deelnemers een stem te geven in het ontwerp van de oefening, zullen ze zich meer eigenaar voelen van het proces en gemotiveerder zijn om deel te nemen en bij te dragen aan het succes van de oefening.

Bonus tip: zorg dat je ook aan de achterkant een contactmoment organiseert en de belangrijke feedback en lessen daadwerkelijk worden opgenomen. Investeer in goede 'after emails' met daarin de belangrijkste inzichten. Elke vorm van communicatie is een kans om de betrokkenheid te vergroten. Schrijf dus in een taal die aanspreekt, motiveert en de betrokkenheid en connectie vergroot.