Waarom Evalueren na Incidenten zo Belangrijk is + Praktische Tips

Evalueren en leren van incidenten en crises, zowel real live als oefening, is een vitaal onderdeel van een opleidingscyclus. Het borgen en delen van lessen is echter helaas vaak een ondergeschoven kindje. Niet altijd wordt er geëvalueerd. Wordt dat wel gedaan, dan verdwijnen rapporten vaak in een la of worden onvoldoende benut. Dat is deels verklaarbaar doordat het managen van een crisis niet de core business  van collega's. Zij zijn immers vooral bezig met het faciliteren van goed onderwijs. Anderzijds is dit verklaarbaar doordat er vanuit de organisatie geen of een beperkte structuur is voor evaluaties en het delen van lessen. In dit artikel lees je waarom het borgen van lessen en leren van elkaar belangrijk is en 2 manieren hoe je dit effectiever kunt doen binnen jouw onderwijsinstelling. 

Dit is waarom evalueren en het leren van incidenten belangrijk is: 

1. Continu Verbeteren: Het evalueren van incidenten stelt onderwijsinstellingen in staat om hun reactie en preventieve maatregelen voortdurend te verbeteren. Door te leren van het verleden kunnen ze hun processen aanscherpen en veerkrachtiger worden in het omgaan met toekomstige crisissituaties. Het leren van lessen is dus een effectieve opleidings
2. Vergroting betrokkenheid en transparante cultuur: Een cultuur van leren en verbeteren rond incidenten draagt bij aan een proactieve benadering van risicobeheersing en crisismanagement. Het moedigt medewerkers aan om samen te werken aan het voorkomen van toekomstige incidenten. Door transparant en open te zijn en wat beter kan en hier organisatie-breed aandacht aan te besteden, vergroot je de kennis en het algehele crisisvermogen. 
3. Vertrouwen en Transparantie: Een open en transparant evaluatieproces na een incident bevordert het vertrouwen binnen de gemeenschap. Het toont aan dat de instelling toegewijd is aan het leren van fouten en het nemen van verantwoordelijkheid voor verbetering.

Evalueren en leren van incidenten is dus een cruciaal aspect van effectief crisismanagement. Hoe zorg je nu dat je dit op een effectieve manier doet? Twee tips.

1. Maak een standaard evaluatieproces
Hierin is de sleutel: maak het niet complexer dan nodig. Zorg voor een eenvoudig proces en één duidelijke plek waar evaluatierapporten en lessen geborgd worden. Een mooi gezegde hierbij is: better done than perfect. Heb je nog geen evaluatieproces ingericht? Dan kun je bijvoorbeeld het volgende doen. Maak de manager, adviseur of coördinator veiligheid samen met de voorzitter van het opgeschaalde crisisteam verantwoordelijk voor een terugblik op standaard elementen waaronder een samenvatting van de de casus, opschaling, afstemming met stakeholders, besluiten, interne / externe communicatie en belangrijkste lessen. Betrek andere betrokken crisisteamleden om hun belangrijkste lessen te delen (bijv. via een online survey of email) en verwerk deze input. Zo houdt je de basis van het verslag in regie van twee personen en betrek je de brede schil bij het ophalen van lessen. 

2. Deel actief lessen binnen de crisisorganisatie.
Zorg dat lessen pro-actief worden gedeeld met voorzitters van alle locatie crisisteams en betrokkenen. Het delen en op een later moment kunnen terug vinden van inzichten en lessen is waardevol om deze in toekomstige situaties te kunnen meenemen. Deel daarom lessen met de bredere (crisis)organisatie. Idealiter gebruik je hiervoor een intern platform, dat collega's kennen. Door evalueren te institutionaliseren, wordt het bewustzijn vergroot en worden collega's gemotiveerd om actief bij te dragen aan het delen van lessen na incidenten en crises.