De eerste stap in het ontwikkelen van een sterke crisisorganisatie binnen jouw onderwijsinstelling is een crisisplan waarin de structuur staat beschreven en rollen en taken zijn verankerd. Ondanks dat het een belangrijk document is, creëer je met planvorming slechts de basis en geen 'echte' weerbaarheid. In dit artikel bespreek ik kort de zin én onzin van een crisisplan en wat essentieel is in het bouwen van veerkracht en weerbaarheid bij complexe crises.
De zin van een crisisplan
1. Het geeft richting en houvast
Tijdens een crisis moet je kunnen terugvallen op je crisisorganisatie. Dat kan alleen dat deze structuur helder is en goed is geborgd. Een plan geeft dus houvast en duidelijke kader waarbinnen je als crisisorganisatie opereert.
2. Het helpt bij voorbereiding en bewustwording
Het maken van een crisisplan dwingt jouw organisatie om stil te staan bij vragen als: Welke crisisscenario’s zijn voor ons denkbaar? Hoe is onze structuur ingericht (centraal versus lokaal)? Wie heeft welke rol? Alleen al het nadenken daarover creëert bewustzijn en meer crisisvermogen.
3. Het is een formele basis
Het is belangrijk op een actueel crisisplan te hebben. Het zorgt voor een formele basis, wat immers: rollen en taken zijn in een crisis ander dan in je reguliere organisatie. Tijdens een crisis wordt je als organisatie (en als crisisteam) op de proef gesteld. Een formele basis helpt niet alleen in de uitvoering, maar ook zien als bestuur dat je veiligheid en crisismanagement belangrijk vindt.
De onzin van een crisisplan
1. Het plan zelf lost geen crisis op
Hoe zorgvuldig ook opgesteld: in de praktijk loopt een crisis nooit precies zoals in het plan beschreven staat. En wat staat dan beschreven? Meestal zijn het generieke zaken als 'deze rol is verantwoordelijk voor een helder afstemproces en het in kaart brengen van de impact'. Wie denkt: “We hebben een plan, dus we zijn voorbereid”, stelt zichzelf eigenlijk gerust met een illusie.
2. Een plan is vaak te complex of te weinig waardevol
Crisisplannen zijn er in veel soorten en maten, soms een boekwerk vol, soms kort en overzichtelijk, soms met 20 pagina's bijlagen en telefoonlijsten, soms heel bondig en beperkt qua handvatten. De reden dat ik nog nooit een bestuurlijk (of lokaal) crisisteamlid bij een crisisoefening of echte calamiteit als eerste naar een crisisplan heb zien reiken, is omdat het simpelweg vaak ontbreek aan simpele tools en handvatten die écht het verschil maken.
3. Het is vaak een papieren werkelijkheid
Er zijn nog altijd veel onderwijsinstellingen die geen crisisplan hebben, een verouderd plan hebben of eentje die alleen onder een dikke digitale laag stof te vinden is. Niemand pakt een crisisplan er voor de lol eens bij als leesvoer voor in de pauze. Zonder training en oefening weet niemand wat er precies in staat, laat staan hoe het moet worden toegepast. Dan wordt het plan een papieren werkelijkheid, los van het feit dat je -zoals bij punt 1 reeds benoemd- een plan geen crisis oplost.
TIPS hoe je wél weerbaarheid bouwt binnen je organisatie.
✨1. Zorg voor een duidelijk bestuurlijke opdracht en een helder aanspreekpunt Veiligheid binnen je instelling.
✨2. Train je collega's die een rol hebben in de crisisorganisatie en geef ze alle (concrete) handvatten die ze nodig hebben om hun rol tijdens een crisis goed te kunnen vervullen.
✨3. Oefen. Oefen. Oefen. Dit kan heel simpel als met elkaar een crisisvergadering simuleren op basis van een fictief scenario of -extern ondersteund- in een interactieve simulatie-variant. Dan krijg je tegenspel van collega's die de binnen- en buitenwereld nabootsen onder leiding van een Oefenleider. Als team wordt je ter plekke gecoached. Na een oefening ben je direct weerbaarder als individu, crisisteam én organisatie.
Conclusie
Een crisisplan is onmisbaar voor het verhelderen van de crisisorganisatiestructuur. Het biedt duidelijkheid, creëert bewustzijn en legitimiteit. Maar het is óók slechts een eerste stap. Echte weerbaarheid ontstaat wanneer het plan wordt vertaald naar praktijk: door training, oefening en een cultuur waarin iedereen weet hoe te handelen als het echt misgaat. Uiteindelijk gaat het om de mensen die de crisis moeten managen, leiderschap en het houden van regie in de chaos. Dát is crisismanagement.
