Adviseur in Het Crisisoverleg: 3 Do's & Don'ts

De meeste crisisteamleden hebben de rol van adviseur. In een crisissituatie is de rol van een adviseur van grote waarde. Als adviseur ben je verantwoordelijk voor het verstrekken van advies, weeg je de impact mee af, breng je specifieke kennis en expertise op tafel en ondersteun je de voorzitter in het maken van impactvolle beslissingen. Een effectief crisisoverleg wordt in belangrijke mate bepaald door de (al dan niet technisch) voorzitter, maar ook door de adviseurs aan tafel. In dit artikel lees je 3 Do's en Don'ts, op basis van 100+ oefeningen uit de praktijk, om jouw rol als Adviseur in het crisisteam te versterken. 

3 x Do's 

1. Kom voorbereid naar een overleg
   Het klinkt logisch, maar kom voorbereid naar het overleg. Haal van tevoren op bij jouw afdeling of expertisegebied wat er leeft. Welke informatie is er beschikbaar? Welke beeldinformatie heb jij? Welke vragen zijn er? Breng alleen vragen ter tafel die een besluit van het crisisteam vragen en voorkomt dat je ieder wissewasje wilt bespreken in het overleg. Een goede voorbereiding is het halve werk!
   
   2. Communiceer helder en gericht
   Zorg dat jouw inbreng tijdens het overleg duidelijk, kort en helder is. Vertel wat jouw beeld is en welke vraagstukken moeten worden meegenomen. Maak expliciet wat impliciet lijkt. Vaak ontstaat er miscommunicatie doordat zaken niet expliciet benoemd worden. Bijvoorbeeld vanuit de aanname 'zo doen we het altijd'. Zeker ten tijde van een crisisoverleg is helderheid in je communicatie essentieel. 
2. Durf tegen te denken
   Tijdens een crisis is het heel gemakkelijk om een suggestie op besluit van een voorzitter of adviseur te volgen. (Het kan al als opluchting voelen dat iemand tenminste een besluit NEEMT in een onzekere tijd.) Het is heel gemakkelijk om NIET in te breken op het moment dat je het overleg te traag vindt gaan of er andere zaken zijn die je opvallen. Durf je daarom uit te spreken ook al breng je hiermee een ander of tegendraads geluid op tafel. Juist dat maken het overleg en de besluitvorming effectief. 

3 x Don't

1. Teveel op tafel leggen
Vanuit de lijnorganisatie krijg je waarschijnlijk veel vragen en opmerkingen. Breng deze niet allemaal op tafel, want dan creëer je gemakkelijk een chaotisch overleg. Houdt zelf oog voor wat wel en wat niet belangrijk is om met het crisisteam te bespreken. Voorbeeld: vanuit jouw afdeling communicatie krijg je een voorstel van een persbericht en je krijgt de vraag dit voor te leggen in het crisisteam. Als Adviseur Communicatie ben je zelf in staat hier een oordeel over te geven. De toon en uitgangspunten kun je uiteraard wel met de voorzitter overleggen, maar dit is een punt om uitgebreid in een crisisoverleg te bespreken.

2. Meerdere rollen op je pakken
De formatie van een crisisteam is van veel zaken afhankelijk, bijvoorbeeld wie er beschikbaar is, al dan niet op vakantie etc. Het kan voorkomen dat bepaalde collega's er niet zijn of expertises niet vertegenwoordigd kunnen woorden. Voorkom je jouw pakket aan rollen te groot wordt vanuit een goed bedoelde gedachte 'dan doe ik er dat wel bij'. Ga je bijvoorbeeld over het Onderwijs en is er niemand van Facilitair terwijl die expertise in deze casus heel belangrijk is, overleg dan hoe je dit 'gat' het beste kunt opvullen. Het risico bestaat dat naarmate de casus vordert jouw pakket teveel wordt. Maak aan de voorkant duidelijke afspraken over rollen en taken als er expertises missen aan tafel.

3. Aan het overleg deelnemen als je je er niet senang bij voelt
Als crisisteamlid kun je je om wat voor reden niet lekker voelen bij de rol in het crisisteam, bijvoorbeeld omdat je het slachtoffer kent of omdat je kind ziek thuis is en je thuis wilt zijn. Wat de reden ook is, als je je niet okee voelt om deel te nemen in het crisisteam en daardoor de effectiviteit van jouw bijdrage op het spel staat, doe dat dan ook niet. Overleg met de voorzitter wie jouw rol of expertise kan vertegenwoordigen of bespreek een vorm van afstemming die wel voor jullie beide werkt.