Waarom een ingewikkeld stroomschema in je crisisplan niet werkt (en hoe dit op te lossen)

De meeste crisisplannen hebben een proces voor opschaling beschreven. Soms gaat dit gepaard met een stroomschema: een illustratie die laat zien wie wanneer moet alarmeren, om zodoende bij een locatievoorzitter of bestuurder uit te komen met de vraag of wel of niet een crisisteam moet worden geformeerd. Deze stroomschema’s zien er vaak heel ingewikkeld uit, een labyrint van opties en personen wel of niet te informeren. Crisismanagement betekent orde creëren in chaos. Waarom is het opschalingsproces dan op papier vaak zo ingewikkeld?

Onze Nederlandse protocol-cultuur maakt dat we graag alles vastleggen. Dit biedt houvast en duidelijkheid. Of toch niet? In de praktijk kan een eerste melding van een (potentiële) crisis uit alle hoeken van de organisatie komen: van een leraar, een bericht op social media, een weersvoorspelling, een adviseur communicatie etc. Als je alle mogelijkheden en informatielijnen in één overzicht wilt hebben, kom je al gauw op heel veel lagen van de organisaties en opties. Het resultaat is dat in de praktijk vaker niet dan wel het opschalingsprotocol in het crisisplan erbij wordt gepakt. Logisch, want mensen handelen vaak vanuit routine en bestaande relaties.

De ham-vraag bij het opschalingsproces is of de situatie baat heeft bij het inschakelen van de crisisstructuur, oftewel het opschalen van het crisisteam. Degene die dat besluit neemt is doorgaans de voorzitter van het crisisteam (al dan niet geadviseerd door een manager of adviseur veiligheid). Hoe de melding precies bij de voorzitter terecht komt, kan via allerlei wegen gebeuren, mede afhankelijk wie er op school aanwezig is en hoe goed de relaties zijn.
De voorzitter heeft als taak de impact van de situatie in te schatten en te beoordelen van het bijeenkomen van (een aantal leden van) het crisisteam, zinvol danwel noodzakelijk is.

Een ingewikkeld stroomschema, wat vaak een papieren werkelijkheid blijft, kun je vervangen door de twee belangrijkste ‘key communication points’ in het opschalingsproces te benoemen. Eén: communiceer een signaal altijd met het Hoofd van de afdeling, de Directeur of Adviseur Veiligheid binnen de instelling. Twee: zorg dat het signaal, via welke route dan ook, terecht komt bij de voorzitter van het crisisteam, zodat hij of zij in staat wordt gesteld een afweging te maken om het crisisteam wel of niet op te schalen.

Bij opschaling van het lokale crisisteam wordt centraal altijd geïnformeerd. Dit gebeurt meestal via de voorzitter van de locatie, maar kan ook via de manager integrale veiligheid. Het belangrijkste is dat je collega’s informeert en dat het helder is of en in welke vorm de crisisstructuur in werking treedt.

Daarbij kan een stroomschema er zo simpel uitzien als bijvoorbeeld zo:

Zorg dus dat een opschaalstructuur vooral duidelijk is. Focus op 'key information points' oftewel die paar belangrijke spelers (directeur / locatievoorzitter / adviseur Veiligheid) die altijd geïnformeerd moeten worden. Dit zijn immers de mensen die bepalen of en op welke manier moet worden opgeschaald op basis van de (potentiële) impact van de situatie.